FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado, el cual permite a proveedores la remisión de facturas en formato electrónico a aquellos organismos que estén adheridos al sistema.

La obligación de expedir y remitir las facturas electrónicas por parte de los proveedores a las Autoridades Portuarias se establece en el artículo 4 de la Ley 25/2013, que da impulso a la factura electrónica y a la creación del registro contable de facturas en el sector público.

Su puesta en funcionamiento contribuirá a proporcionar un mejor control del gasto público y a facilitar el seguimiento y el cumplimiento de los compromisos de pago a las Administraciones Públicas.

datanet ha desarrollado la integración del módulo de compras a MS Dynamics NAV con la plataforma FACe permitiendo recibir la factura electrónica, realizar la interpretación de datos y asociarlos a los pedidos existentes, con la finalidad última de crear la factura de compra lo más automatizada y completa posible.

Esta integración es parametrizable y pone a disposición del usuario una serie de posibilidades para que este adapte la herramienta a sus necesidades. Dichas posibilidades son:

  • Recepción del documento entrante FACe: de forma automática o manual se procesan todos los documentos (facturas, abonos,…) recibidos en el portal, además de realizarse una comprobación si algún proveedor ha solicitado la anulación de estos.
    • Almacena tanto la factura electrónica como sus anexos en PDF, ya sean incorporados estos desde el portal de FACe o incrustados en la e-factura.
  • Gestión de la solicitud de anulación: se podrá aceptar o rechazar las solicitudes de anulación de documentos entrantes emitidas por parte de los proveedores.
  • Rechazar el documento entrante FACe: el documento electrónico podrá ser rechazado de forma automática o de forma manual, en el caso de que no cumpla los requerimientos mínimos establecidos por la Autoridad Portuaria, pudiendo especificar un motivo personalizado para dicho rechazo, o seleccionado entre los motivos existentes por defecto configurados por el usuario.
  • Gestión del documento entrante por departamento:
    • Envío a aprobación del documento de forma automática o de forma manual, vía email o vía integración con sistemas externos como puede ser un Portafirmas.
    • Creación del documento de compra a partir del documento entrante. Permite interpretar conceptos complejos como suplidos y anticipos incorporados en la factura.
  • Registro del documento de compra: remitiendo información al portal para cada conocimiento del proveedor.
  • Comunicación del pago: una vez realizado el pago, se comunicará el cambio de estado a FACe de forma manual o automática a través del módulo.

 

La integración aportará las siguientes mejoras al sistema:

  • Disminución o desaparición de la entrega de facturas de compras en papel, por correo postal o por correo electrónico, garantizando al proveedor que su factura ha sido correctamente recibida.
  • Se evita reintroducir la factura en el sistema.
  • Disminución o desaparición de la digitalización manual de la factura de compra por los usuarios de compras.
  • Anexado automático de documentos justificativos a los documentos interno.
  • El proveedor tiene conocimientos en cada momento del estado de sus facturas.

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