El módulo de expedientes permite la completa gestión de los procesos de contratación: expedientes de gasto, expedientes de inversión, gestión documental, empresas invitadas y ofertantes, WorkFlow, tipos de procedimientos, etc.

Las Autoridades Portuarias disponen de dos tipos de expedientes:

  • Expedientes de gasto: las líneas del expediente se componen por los gastos y se imputan al presupuesto de gasto.
  • Expedientes de inversión: integran las inversiones materiales, inmateriales y financieras y son imputadas al presupuesto de inversiones.

Un expediente de contratación es una serie ordenada de actuaciones administrativas cuyo objetivo es la realización de un contrato público con el que se pretende satisfacer una necesidad del organismo que lo realiza.

El objetivo de la funcionalidad de expedientes desarrollada por datanet es ayudar a realizar el seguimiento y control de los gastos e inversiones que se acometen a corto, medio y largo plazo. De este modo, se podrá consultar y editar todos los expedientes creados por las Autoridades Portuarias, así como tener un control de las anualidades y las necesidades de gasto asociadas a estos.

La funcionalidad permite:

  • Gestión de necesidades: el sistema ofrece herramientas para que cualquier departamento pueda indicar la solicitud de apertura de un nuevo expediente, cuando tenga necesidad de ello.
  • Flujos de aprobación: permite introducir en las fases, estados y documentos vinculados al expediente. El sistema controlará el correcto cumplimiento del procedimiento, permitiendo intervenir de forma ágil en los procesos de autorización a las personas requeridas.
  • Gestión presupuestaria: el sistema comprueba si existe disponibilidad presupuestaria y realiza reservas en caso afirmativo.
  • Plan de inversiones: la funcionalidad permite configurar un plan de inversiones a futuro, diseñar el presupuesto en función de este y obtener informes de cumplimiento estableciendo prioridades.
  • Alertas de puntos críticos: se puede planificar el trabajo de forma estructurada creando alertas para los puntos críticos, programar tareas para las personas implicadas, detectar desviaciones, etc.
  • Informes de seguimiento: el sistema ofrece los informes más necesarios para el seguimiento de expedientes de contratación, remanentes y reservas de crédito, estado de certificaciones, tareas pendientes de ejecutar, etc.

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